Hvad er en KPI?

→ Download gratis KPI skabelon

Du har formentlig hørt om en key performance indicator før – forkortet siger man KPI. Din key performance indicator demonstrerer, hvor effektivt du klarer dig i forhold til opnå virksomhedens målsætninger. I dette indlæg vil du få gennemførlig viden om, hvad en KPI er, og hvordan du bedst kan definere KPI’er, der er relevante for netop din virksomhed.

Definition af KPI (Key Performance Indicator)

En KPI er en målbar værdi, der beskriver hvor effektiv en virksomhed er til at indfri forretningskritiske målsætninger. Det er med andre ord en rettesnor for virksomhedens medarbejdere, der peger alle i retningen mod et bestemt mål.

På den måde kan alle i virksomheden arbejde sig mod et konkret mål, hvilket gør den strategiske planlægning af kerneopgaver nemmere, og giver de enkelte medarbejdere et klart succeskriterie for deres arbejdsindsatser.

Virksomheder anvender imidlertid KPI’er på forskellige niveauer til at evaluere på både individ- og afdelingsniveau, men også på et større, overordnet virksomhedsniveau. De forskellige niveauer kan overordnet inddeles i “low-level” og “high-level” KPI’er.

Low-level KPI

En low-level KPI er en målsætning, der gælder for en mindre del af virksomheden - fx en specifik afdeling. Det kan for eksempel være en KPI specifikt for salgsafdelingen, hvor målsætningen er at generere flere leads.

Det kan også være en KPI specifikt for HR-afdelingen; fx en målsætning om at score højere i den næste medarbejdertrivselsundersøgelse.

High-level KPI

En high-level KPI er derimod en målsætning, der gælder for hele virksomheden på et mere overordnet plan. Det kan fx være en målsætning om, at virksomheden skal være mere bæredygtig.

Denne overordnede KPI sætter retningen for low-level KPI’er. Hvis din virksomhed fx skal være mere bæredygtig, vil en low-level KPI for salgsafdelingen fx være, at de i mindre grad skal printe forretningsdokumenter på fysisk papir, men i stedet køre det digitalt.

Hos produktafdelingen vil en low-level KPI med afsæt i high-level fx være større brug af genanvendeligt materiale i produkterne.

Med andre ord er high-level KPI’er de overordnede visioner for virksomheden, mens low-level KPI’er er de lav-praktiske, konkrete tiltag, som kan få virksomheden tættere på den overordnede vision.

Hvordan fastsætter man KPI’er?

Når du skal fastsætte dine key performance indicators, er det meget vigtigt, at det bliver gjort med omhu, da en fejlslagen udvælgelse kan have meget store konsekvenser.

Sætter du fx for store og urealistiske mål, vil du andre kunne indfri dem. Det kan skabe en følelse af fagligt nederlag, hvilket kan virke demotiverende for arbejdsmoralen i virksomheden.

Omvendt kan du også komme til at sætte for uambitiøse KPI’er, og de er dermed værdiløse i forhold til den mængde af ressourcer, som virksomheden lægger i det.

KPI’er kan også blive for vage, og det bliver dermed op til fortolkning, hvorvidt virksomheden har opnået succes eller ej med sine målsætninger. Og det er helt åbenlyst problematisk.

Gratis KPI skabelon

Det er en god ide at bruge en skabelon, når du skal fastsætte KPI'er. På den måde kan du holde styr på de mange forskellige aspekter af KPI fastsættelse. Vi har lavet en gratis KPI skabelon, du kan downloade og frit benytte:

Som du kan se i skabelonen, er nogle af de spørgsmål, du bør stille dig ved KPI fastsættelse, blandt andet:

1. Hvad og hvordan?

• Hvad er jeres ønskede resultat?

• Hvorfor betyder dette resultat noget for jeres forretning?

• Hvordan vil du måle processen?

• Hvordan kan I påvirke resultatet?

2. Hvem og hvorfor?

• Hvem er ansvarlig for det forretningsmæssige resultat?

• Hvordan ved I, at I har opnået det ønskede resultat?

• Hvor ofte vil I måle fremgang ift. det ønskede resultat?

Eksempel på hvordan KPI skabelonen kan udfyldes

1. Hvad er vores mål, og hvordan måler vi på det?

• Vi vil gerne øge vores månedlige omsætning med 10% pr. måned.

• Opnåelse af dette mål vil gøre, at vi fortsat kan skalere vores virksomhed.

• Vi vil måle processen ved at afstemme vores vækst i indbetalinger pr. måned.

• Ved at skabe mere organisk trafik, og dermed få flere leads gennem vores hjemmeside.

2. Hvem er ansvarlig, og hvordan ved vi om det har været en succes?

• Vores salgs- og marketingchef er ansvarlig for opnåelse af målet.

• Vi kan opsætte et dashboard, der måler væksten i omsætning pr. måned og månedligt checke, hvorvidt vi har indfriet de ønskede 10%.

• Vi vil måle minimum én gang pr. måned, men vi vil også måle fremgangen på dagligt og ugentligt niveau.

Den ovenstående process bør gentages for hvert nøgletal, som I gerne vil måle på, og det vil langt hen af vejen (måske) også få jer til at indse, at nogle af de udvalgte tal, måske ikke var så relevante alligevel.

Hvad gør KPI’er effektive?

Som beskrevet ovenfor er KPI en forkortelse af “Key Performance Indicator”. Men ens KPI’er er kun effektive, såfremt at der er handling og overvejelse bag brugen af dem.

Alt for ofte sker der det, at virksomheder sætter alt for mange mål, som de gerne vil opnå. Det resulterer i alt for mange retninger, hvilket paradoksalt nok skaber et retningsløst framework for arbejdsprocesserne.

Omvendt sker det også for virksomheder, at de stirre sig blindt på blot en enkelt KPI. Dermed fjernes fokus fra mange af de andre nøgleområder for virksomheden, hvilket er kontraproduktivt for virksomhedens holistiske performance.

Man kunne f.eks. have et stort fokus på KPI’er i sin salgsafdeling, hænge skærme op over det hele, og kæmpe hver dag for at indfri de mål, der figurerer på skærmen.

Betyder indfrielse af disse mål, at forretningen er en succes? Næppe.

Det absolut vigtigste, når vi snakker KPI’er er, at man har et varieret udvalg af målsætninger, og at man sørger for, at de tal, man måler på, giver mening overordnet set.

For at blive helt skarp på at fastsætte realistiske og meningsgivende KPI’er kan du med fordel bruge “SMART modellen”.

Hvad er SMART modellen?

SMART modellen er et framework til udarbejdelse af KPI’er. Følger du SMART modellen vil der være langt større sandsynlighed for, at du faktisk får formuleret en meningsgivende KPI, der reelt set kan flytte din virksomhed fremad.

SMART er en engelsk forkortelse og står for:

• Specific

• Measurable

• Attainable

• Relevant

• Time-based

For at sætte ovenstående i en smule kontekst, så kan du bruge nedenstående spørgsmål, til at vurdere hvorvidt jeres KPI’er er relevante, og passer ind i SMART modellen.

• Er jeres mål specifikt?

• Kan I helt konkret måle fremgangen?

• Er målet realistisk, og opnåeligt?

• Hvor relevant er målet ift. jeres forretning?

• Hvad er jeres time-frame for at opnå det opsatte mål?

Dette bør I tage med i jeres overvejelser, når I definerer jeres KPI’er, og med SMART modellen kan I nemt undgå at opsætte nogle forkerte og/eller irrelevante målsætninger.

Vælg KPI’er der er direkte relaterede til jeres målsætninger

En KPI er med andre ord konkrete opmålinger eller data, der bruges til at vurdere din virksomheds mål. Eksempler på KPI’er kunne være at øge virksomhedens salg, at forbedre jeres ROI på jeres marketing forbrug eller at forbedre jeres kundeservice.

Lad os bruge en webshop som eksempel med tilhørende målsætninger og KPI’er:

1. Forøg salget med 10% i næste kvartal

KPI’erne for denne målsætning skal fx indeholde daglige salg, trafik på hjemmesiden og konverteringsraten.

1. Øg konverteringsraten med 2% i det kommende år.

KPI’erne inkluderer konverteringsraten, tabene per shoppingkurv, tilhørende fragtforhold og konkurrencedygtige priser.

1. Forøg sidetrafikken med 20% i det kommende år.

KPI’erne omfatter trafik, trafik kilder, promovering af CTR, bounce rates mv.

Dette er blot tre eksempler på, hvilke målsætninger en webshop vil kunne anvende i eksempelvis den digitale strategi , og hvordan KPI’erne tager udgangspunkt i konkrete og målbare enheder, som giver indsigt i virksomhedens udvikling og fremdrift mod målsætningerne.

Forslag til KPI i forhold til branche

Software/IT KPI’er

• MRR

• Churn

• CPA

• Average revenue per retainer

• Lifetime value

Professionel service KPI’er

• Bookings

• Utilization

• Backlog

• Effective billable rate

• Lifetime value

Online medier / forlagsbranchen KPI’er

• Unikke besøgende

• Sidevisninger

• Share ratio

• Social referral growth

• Tid på siden

Detail KPI’er

• Kapital ekspandering

• Kundetilfredshed

• Sales per square foot

• Gennemsnitligt kundeforbrug

• Stock turnover

Webshop KPI’er:

• Konverteringsraten

• Gennemsnitlig ordrestørrelse

• Omsætning

• Profitmargen

• Return customers (hvor mange af dine kunder kommer tilbage og køber mere?)

→ Download gratis KPI skabelon

De ovenstående eksempler på KPI’er er de typiske forretningskritiske målsætninger, som forskellige virksomheder opstiller. Fælles for dem alle er, at de alle har berøringsflader med SEO. En bedre organisk tilstedeværelse i søgeresultater vil utvivlsomt være med til at styrke samtlige KPI’er og målsætninger.

I Bonzer arbejder vi som et 100% specialiseret SEO bureau udelukkende med SEO, og vi er mere end klar til at tage et kig på din virksomheds SEO-situation. Kontakt os, og så kan vi sammen snakke SEO og diskutere KPI’er, som kan bruges for at indfri din virksomheds overordnede målsætninger.

Hvordan måler og følger du op på dine KPI’er?

Du måler og følger op på dine KPI’er ved at have et system til netop dette. Du kommer højst sandsynligt til at have en række KPI’er, der ikke allesammen har den samme datakilde, og du vil om noget undgå at indtaste data manuelt.

Du skal derfor finde ud af hvilke KPI'er, du vil arbejde med, og herefter finde ud af hvilke datakilder, der er relevante. Hvis du har et digitalt produkt, og alle dine salg er digitale, så er der en overhængende sandsynlighed for at du allerede er bekendt med Google Analytics.

Her ligger der allerede en stor mængde data, som du kan trække ud, og holde styr på i dit KPI Dashboard.

Hos mange af vores kunder, er deres KPI’er bundet op på SEO, så her kan vi trække al data fra bla. Search Console og Google Analytics.

Hvis vi skal komme med nogle bud på nogle KPI systemer som du kan bruge, så kan vi bl.a. anbefale de nedenstående, da vi selv har erfaring med dem, og ved at de kan fungere helt fint til formålet.

• Klipfolio

• Databox

Vi anbefaler, at du tjekker dem begge ud, og ser hvilket system, der matcher bedst ift. dine krav til pris, integrationer mm.

De skulle gerne begge have en gratis prøveperiode, så du kan se om det er noget for dig, inden du skal til at betale for noget.

Held og lykke!

KPI FAQ